メールでのご予約
最近はメールによるお問い合わせやご予約も増えています。同時に、メールによる事故、事件も増えていますから、常に対応は慎重であることが必要です。
基本的な言い回しは、定型フォームを作っておきましょう。いただいたメールへの返信は24時間以内が原則です。できる限りすみやかに行うことを心がけます。
メールは送信先の相手の方だけが読まれるとは限りません。個人情報を送るわけですから、悪用されないように十分注意を払いましょう。また、すぐに読まれるとは限らないので、連絡用として電話番号も必ず伺っておきます。
電話での応対もそうですが、メールの場合も、最後に「お待ち申し上げております」の一言を添えることを忘れないようにしましょう。
同様に、現金支払いのみの旅館ホテルでは、クレジットカードでのお支払いができないことをお伝えしておきましょう。
キャンセル対策
宿泊料を事前にお振り込みいただいたり、あるいは郵便やファクスなどで申込書をお送りし、提出をお願いする旅館ホテルもあります。宿泊する数日前には電話やメールで予約の再確認もします。無断キャンセルは、旅館ホテル側が多額な損失を受けることにつながります。それを避けるためです。
キャンセル料については予約時にご案内します。予約の再確認をするため、お客さまのお電話番号も伺っておきます。お客さまがおみえにならなかった場合、たとえ口頭でのご予約であってもキャンセル料はお客さまに請求できます。
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■日本ホテルレストラン経営研究所＝ホスピタリティ業界（旅館、ホテル、レストラン、ブライダル、観光、介護）の人材育成と国際交流へ貢献することを目的とするＮＰＯ法人。同研究所の大谷晃理事長、鈴木はるみ上席研究員が監修する書籍「『旅館ホテル』のおもてなし」が星雲社から発売中。問い合わせは同社ＴＥＬ03（3868）3275。
