ヴィアインホテル
団体案件管理が容易
宿泊施設向けの予約・販売管理システム「ＴＬ―リンカーン」のシーナッツが一昨年から無料で提供している「ＴＬ―ＧｒｏｕｐＴｒａｖｅｌ（グループトラベル）」。ＴＬ―リンカーンは個人予約に対応するが、このサービスは団体予約の案件管理を行う。システムの特徴は（1）クラウドによる複数人や複数施設をリアルタイムに管理（2）画面で案件の一覧や進捗(しんちょく)、ステータスを簡単に把握（3）案件の確認漏れを防ぐリマインド機能（4）予約情報のＰＭＳ連動など。また、統計データの活用で戦略的な団体予約の受け入れが可能だ。システムの使用方法は、Ｗｅｂセミナーを実施するなどサポートも充実している。
ＪＲ西日本グループが運営し、全国26ホテルを展開するヴィアインホテルチェーンも採用。以前は団体案件の仮予約期限や詳細情報は、施設ごとに異なる書類や表計算ソフトを用いて運用。ＰＭＳへのデータ入力は、施設ごとの登録方法が不統一だったため検索に不便が生じていた。
本社では営業活動の戦略立案のため、ＰＭＳのデータを一覧表に加工していたが、加工に時間がかかる点や施設ごとに異なる書式に記載される詳細を正確に把握できないなどの問題もあった。
導入後は、団体案件管理が容易に。案件の仮予約期限が近づいた際に自動で送られる「リマインドメール」で期限確認漏れの防止に成功。また、団体予約状況画面を活用し、宿泊日ごとに部屋タイプや案件ごとの受け入れ状況が確認できるようになった。そのため施設ごとの書類を廃止。登録方法も統一化された。
さらにＰＭＳ連動が可能になり、ＰＭＳへの登録作業も軽減された。本社も各施設の団体予約情報がリアルタイムで参照でき、一覧表の作成も不要となった。統計データを活用しＷａｓｈ率や催行率を戦略的に図った。
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